Raus aus dem Büro, rein in den Fokus. Was bringt ein Offsite wirklich – und ist das nicht einfach nur ein teurer Betriebsausflug? In dieser Folge sprechen Paul und Henry über ihre ganz persönlichen Erfahrungen mit Offsites: von den ersten Versuchen über typische Fehler bis hin zu echten Ergebnissen, die danach auch wirklich umgesetzt wurden.
Was ist ein Offsite überhaupt?
Paul: Heute wieder eine spannende Folge, und zwar geht’s um Offsites. Also ein Meeting, wo man extra rausfährt – aufs Land oder sonst wohin – um den Kopf frei zu bekommen und dort fokussiert an Themen zu arbeiten. Und das werde ich heute wieder mit meinem Henry besprechen, weil wir hatten gerade erst ein Offsite und können ganz live berichten, wie es war.
Henry: Ja, also klar – du kannst auch ein Meeting in deinen Büroräumen abhalten, aber sind wir doch mal ehrlich: Oft ist es so, dass dieses Alltagsgeschäft, alles was du auf dem Tisch hast, dich davon abhält, wirklich ein sinnvolles Brainstorming zu machen, wo man sich nur auf bestimmte Punkte konzentriert.
Paul: Genau. Man geht woanders hin, um eine neue Perspektive zu bekommen, beieinander zu sein und nicht vom Tagesgeschäft gestört zu werden. Meistens für Brainstormings oder Projekte, die man voranbringen möchte – mit voller Konzentration.
Ziele festlegen – der wichtigste Schritt
Henry: Das finde ich vielleicht noch wichtiger als alles andere: Du hattest bei uns ganz klar vorgegeben, was du dir von diesem Offsite erwartest. Ich glaube, es gibt nichts Schlimmeres, als wenn man so ein Offsite macht und es gibt keine klare Erwartung, wo man am Ende damit rausgehen will. Das muss vorher klar definiert sein – dann kannst du die Leute auch abholen.
Paul: Genau, das ist ein Kulturthema. Dieses Jahr ging es ganz klar darum: Wie können wir noch ein bisschen mehr rausholen, vorankommen, uns besser aufstellen? Gerade durch diese wirtschaftlichen Krisen wollten wir schauen – wie kommen wir da gut durch, sodass wir vielleicht auch in zehn Jahren noch hier sind?
Erfahrungen aus der Praxis – von der Gaststätte bis zur Villa
Paul: Ich bin zum ersten Mal 2017 oder 2018 auf die Idee gekommen, durch ein Tabboard, wo sich verschiedene Geschäftsführer getroffen haben. Da kam das Offsite-Thema zum ersten Mal auf. Vorher hatten wir schon so Brainstorming-Abende – wir sind in die Gaststätte gegangen, haben gesagt, wir haben zwei, drei Themen und brainstormen einfach mal. Das war schon so eine Art Mini-Offsite.
Dann hatten wir mal eines in Altenberg, in so einer alten Villa – das war echt cool. Da ging’s um den Onlineshop, wie wir den neuen aufbauen. Abends haben wir noch Spiele gespielt, am nächsten Tag waren wir auf der Sommerrodelbahn und es gab eine Likörverkostung.
Henry: Also doch nur Halligalli?
Paul: Nee, nee! Damals war es ein bisschen entzerrt, mit Absicht, damit wir alle mitnehmen. Jetzt war es wirklich ein straffes Programm – zwei Tage durchgeballert.
Typische Fehler bei Offsites
Paul: Ganz wichtig: Das Handy ist am besten weg. Das hätte man dieses Jahr noch ein bisschen besser hinkriegen können.
Henry: Ja, das hängt auch von den Bereichen ab. Gerade wenn du den Vertrieb dabei hast – die wollen natürlich noch für ihre Kunden erreichbar sein. Aber da besteht die Gefahr, dass die am Telefon kleben bleiben. Also: Handy einschließen oder zumindest weglegen.
Paul: Und dann der zweite große Fehler: Wenn das Programm am zweiten Tag nur noch Frontalberieselung ist. Bei unserem Offsite 2018 war der größte Kritikpunkt der zweite Tag, wo die Leute nicht mehr das Gefühl hatten, mitwirken zu können. Da kamen dann Aussagen wie „Zeitverschwendung“ – und das willst du nicht. Man ist ja mit Übernachtung auch weg von der Familie.
Remote-Teilnehmer – Problem oder Chance?
Henry: Es ist schwierig, wenn die Leute nicht vor Ort sind. Die Gefahr ist, dass Remote-Teilnehmer ein bisschen verloren gehen. Man muss als Team wirklich aktiv nachfragen: „Hast du noch was zu sagen?“ – und das immer wieder wiederholen. Weil wenn man sich in die Augen guckt, ist es einfach ein anderes Gespräch als per Telefon.
Und wenn mehrere Teams im selben großen Raum arbeiten und alle gleichzeitig tuscheln – zwei Stunden lang – das ist sehr nervig. Man braucht separate Räume, wo man sich abschotten kann.
Warum Moderation von außen so wichtig ist
Paul: Ich bin einer, der gerne mitmacht und mit brainstormt. Aber wenn der Chef oder die Führungskraft mitmachen will, muss jemand anderes moderieren.
Henry: Es ist sogar sinnvoller, dass das keiner aus der Firma moderiert. Jemand von außen hat eine andere Brille und kann dann auch sagen: „Paul, das ist jetzt ein Thema, hörst du dir bitte an.“ Bei unserem Offsite gab es ein Thema, das du eigentlich nicht auf der Agenda hattest – aber es war offensichtlich ein Schmerzpunkt bei den Leuten. Der externe Moderator hat das erkannt und drauf bestanden.
Paul: Stimmt. Da ging’s um unser Markenthema. Für mich war das abgehakt, aber für die Leute in der Firma war es noch ein echtes Thema. Und dann haben wir spontan einen Stuhlkreis gemacht und jeder hat seine Perspektive geteilt. Das hat sich absolut gelohnt.
Henry: Und da muss man sich bewusst sein, dass sowas passieren kann. Dass ein Agendapunkt rausfliegt, weil ein anderes Thema dringender ist. Aber wenn man das weggekehrt hätte, wäre am Ende mehr Unzufriedenheit dagewesen.
Ergebnisse priorisieren und umsetzen – sonst war’s umsonst
Paul: Am Ende hat jedes Team seine Ergebnisse präsentiert und schon vorgewichtet. Dann geht’s ans Priorisieren: Was ist schnell umsetzbar? Was hat den höchsten Impact? Das sind die Low-Hanging Fruits, die man als Erstes angeht. Und das, was hinten runterfällt – das muss vielleicht gar nicht gemacht werden.
Dann kommt alles in Jira rein. Jeder übernimmt Verantwortung für seine Aufgaben und macht dann so eine Art Kickoff-Meeting: Was wollen wir eigentlich erreichen?
Henry: Und genau das ist der entscheidende Punkt: Die Ergebnisse müssen nachverfolgt werden. Klare Aufgaben, klare Verantwortliche – und dann regelmäßig kontrollieren, ob was passiert. Sonst denken die Leute ein Jahr später: „Das war verschwendete Zeit. Wir haben 20 Sachen erarbeitet und nichts wurde umgesetzt.“ Das wäre der Tod für jedes zukünftige Offsite.
Paul: Wir haben das jetzt in unser Expertenmeeting eingebunden, das kommt alle zwei Wochen. Da ist Jira mittlerweile ein durchgehendes Hauptthema: Bis wann wird das Kickoff gemacht? Wie ist der Stand? Was ist fertig, wo hängt’s?
Das Wichtigste zum Schluss: Es muss sich lohnen
Henry: Am Ende muss man sich ehrlich fragen: Hat’s uns wirklich was gebracht? Hat’s uns weitergebracht? Man hat ja gewisse Sachen geschätzt – aber stimmt die Idee, die da entstanden ist, auch in der Praxis? Wenn nicht, muss man nachjustieren. Oder sogar wieder weglassen, was man eingeführt hat. Das finde ich bei solchen Sachen einen wichtigen Punkt.
Paul: Und das ist das Schöne an einem Offsite: Man kann es gestalten. Nächstes Jahr kann man es ganz anders machen. Und man kann im halben Jahr eine Retrospektive machen – wo stehen wir, was hat funktioniert, was nicht?
Henry: Was ich noch wichtig finde: Es stärkt das Wirgefühl. Die Leute können Ideen einbringen, die werden auch umgesetzt. Das stärkt die Zugehörigkeit zur Firma. Man identifiziert sich mit dem, was da erarbeitet wird. Nicht von oben herab – sondern: unsere Idee, wir bringen uns voran.
Paul: Genau. Und ich glaube, genau das ist der Grund, warum so ein Offsite mehr ist als nur ein Tapetenwechsel. Es ist eine Investition in dein Team, in deine Firma – und wenn man es richtig macht, zahlt es sich aus.
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