Zeiterfassung

Zeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeit der Beschäftigten. Sie dient mehreren Zwecken zugleich: dem Schutz vor Überlastung, dem Nachweis gegenüber Behörden und Steuerprüfern, der Abrechnung mit Kunden in projektbasierten Branchen und der internen Steuerung. In Deutschland ist seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) klar: Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters systematisch erfassen, nicht nur Überstunden. Das Bundesarbeitsministerium hat 2023 einen Gesetzentwurf vorgelegt, der diese Pflicht konkretisiert.

Zeiterfassung im Überblick Vier Modelle, die in der Praxis genutzt werden Manuell Stundenzettel, Excel Niedrige Investition Hoher Pflegeaufwand Nur für sehr kleine Betriebe geeignet Software-basiert Personio, clockodo, Timetrack Browser oder App Schnittstellen zu DATEV, Lohn Standard im Mittelstand Terminal mit Chip/Karte Stempeluhr im Eingang Klassische Industrielösung RFID, NFC, Fingerprint In Produktion und Logistik verbreitet Vertrauensarbeitszeit Erfassung über Selbstauskunft Reduziert auf Pflichtmaß Setzt Reife der Kultur voraus Nach BAG-Urteil weiterhin zulässig

Rechtsrahmen seit 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, EU-Arbeitszeitrichtlinie) verpflichtet sind, ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur Zeiterfassung einzurichten. Der konkrete Gesetzesvorschlag des BMAS 2023 sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag vor, lässt aber Übergangsfristen für KMU offen. Mitarbeiter mit Führungsverantwortung sind teilweise ausgenommen. Verstöße können nach § 22 ArbZG mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden.

Daten und Datenschutz

Zeiterfassung produziert besonders sensible Daten, die unter die DSGVO und das BDSG fallen. Pflicht sind eine klare Zweckbindung (Pausenüberwachung darf nicht zur Leistungskontrolle umfunktioniert werden), Zugriffsrechte, Löschfristen und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat. Biometrische Verfahren (Fingerprint, Gesichtserkennung) sind besonders streng zu prüfen und in vielen Konstellationen nur mit ausdrücklicher Einwilligung jedes Mitarbeiters zulässig.

Räume und Werkzeuge

Stempelterminals brauchen einen festen, gut erreichbaren Platz, meist im Eingangsbereich. Eine durchdachte Büroplanung berücksichtigt das von Anfang an mit Stromanschluss und Netzwerkdose. IT-Dienstleistungen für den Mittelstand begleiten bei Auswahl, Einführung und Anbindung von Zeiterfassungslösungen an Lohn- und HR-Software.

Synonyme

Arbeitszeiterfassung, Time Tracking, Stempeluhr, Arbeitszeitverfolgung.

Siehe auch

Literaturhinweise

  • BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).
  • EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18, „Stechuhr-Urteil“).
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
  • BMAS-Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung 2023.
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