Vom Großvater-LKW zum Prozessoptimierer
Paul: Heute hab ich den Benjamin zu Gast, von der BPM Unternehmensberatung. Der Name steht für Business Process Management – oder, wie er sagt, auch für Beats per Minute. Und genau darum geht’s heute: Warum fühlen sich so viele Menschen am Ende des Tages beschäftigt, aber nicht fertig? Benjamin hilft Unternehmen dabei, genau das zu ändern – nicht mit mehr Tools oder mehr Druck, sondern mit Struktur und Klarheit.
Benjamin: Meine Geschichte beginnt eigentlich schon vor meiner Geburt – mit meinem Großvater. Der hat sich nach der Wende den W50 von seiner alten Firma gekauft und innerhalb von 18 Jahren eine Spedition aufgebaut, die fast jedes Automobilwerk in Europa beliefert hat. In diesem Setting bin ich groß geworden. Mich hat immer interessiert: Was machen die LKWs, für wen fahren wir? Unternehmen war für mich schon als Kind faszinierend.
Über eine IT-Ausbildung, ein Wirtschaftsstudium und Stationen bei BMW, Porsche und VW hat er sich zum Prozessexperten entwickelt. Und dann, am 2. Januar 2024, abends um halb elf im Bett: die Kündigung geschrieben. Sieben Monate im Voraus, fair und mit klarem Cut.
Der größte Zeitfresser: Keine Struktur
Paul: Was sind denn aus deiner Sicht die größten Zeitfresser im Büro?
Benjamin: Sich nicht strukturiert auf die Arbeit vorzubereiten. Ganz praktisch: In Stuttgart damals sind Aufgaben einfach auf mich eingeprasselt – über den Flur zugerufen. Der eine wirft’s raus, denkt, er hat’s aus dem Kopf gespeichert. Der andere hat’s hoffentlich empfangen. Und meistens schreibt es keiner auf. Und dann: „Sorry, hab ich nicht mehr dran gedacht.“ Genau das soll nicht passieren.
Paul: Also Zurufen ist der Feind?
Benjamin: Absolut. Meine Regel: Wenn du mir keine Mail geschrieben hast, dann ist es nichts wert. Dann hast du auch kein Anrecht, mir das irgendwann vorzuwerfen. Es ist ein Goodwill von mir, wenn ich’s trotzdem mache. Aber schriftlich – ob Mail, Ticket oder Chat – ist die Grundlage für alles.
Ein Tagesziel statt tausend offene Baustellen
Paul: Und wie planst du deine Woche? Hast du da Routinen?
Benjamin: Ich plane am Montag die ganze Woche und ziehe die Aufgaben dann durch. Größere Aufgaben werden als Termin im Kalender geblockt – dann kann mir auch niemand reinbuchen. Und mein wichtigster Tipp: Leg dir ein Tagesziel fest. Was willst du heute erreichen? Wenn du das geschafft hast, ist der Rest nur noch Bonus. Ach, und: Mittagspause immer blocken! Von 12 bis 13 Uhr ist bei mir immer ein Termin – damit keiner auf die Idee kommt, mir das Mittagessen zu versauen.
Paul: Das kenn ich! Gerade im Homeoffice – auf einmal ist es halb eins, um eins ist das nächste Meeting… Und wenn dann mal ein Meeting abgesagt wird, ist das wie ein Geschenk. Da kann man sich mal was anschauen, was man schon lange machen wollte.
Die Zwei-Pferde-Methode
Benjamin: Was ich in der Teamführung gelernt habe: Aufgaben nie alleine vergeben, sondern immer im Duo. Statt ein Pferd vor den Karren zu spannen, pack zwei davor. Die haben dann eine Rechenschaft sich gegenüber. Beide wissen, was bis Freitag fertig sein muss, und sie organisieren sich selbst.
Paul: Das hab ich so noch nie gehört! Also zwei Leute bekommen zwei Aufgaben zusammen – nicht jeder eine?
Benjamin: Genau. Und das Schöne ist: Die ziehen sich gegenseitig mit. Ich hatte mal als Anreiz gesagt: Wenn ihr bis Donnerstagabend 50 Tickets erledigt habt, kriegt ihr den Freitag frei. Glücklicherweise ist das nie passiert, sonst hätte ich das oben erklären müssen. Aber sie sind an ein oder zwei Tickets gescheitert – das war schon bitter für die.
Paul: Runtergebrochen aufs Straßenkehren: Wenn einer kehrt und der andere Laub recht, und beide machen dasselbe Gebiet – dann ist da einfach ein anderes Momentum drin, als wenn jeder alleine sein Ding macht. Das nehm ich mit!
Die Säge schärfen – statt stumpf weitersägen
Benjamin: Bei ganz vielen Unternehmen habe ich den Eindruck: „Stör mich nicht beim Sägen“ – selbst wenn du die Säge schärfen möchtest. Die Leute arbeiten mit stumpfen Tools und werden immer langsamer, statt mal innezuhalten und sich zu fragen: Wie kann ich das, was ich mache, effizienter erledigen?
Paul: Und das „haben wir schon immer so gemacht“ ist ja leider der beliebteste Satz in Deutschland.
Benjamin: Den hasse ich. Aber es stimmt – Systeme werden eingeführt und dann nie wieder hinterfragt. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess existiert in der Theorie, aber kaum jemand lebt ihn. Und wenn ich eine Sache nennen dürfte, die Unternehmen sofort ändern sollten: Kollaborative Zusammenarbeit auf der einen Seite – wirklich gemeinsam an einem Strang ziehen. Und auf der anderen Seite: weniger beschweren. Die Atmosphäre macht so viel aus. Das ist ein typisch deutsches Problem: Man sieht eher das Schlechte als das Gute, eher die Probleme als die Lösungen.
Was wir mitnehmen
Benjamins wichtigste Tipps auf einen Blick: Ein klares Tagesziel – was will ich heute schaffen? Aufgaben schriftlich – Zurufen ist der Feind. Pufferzeit einplanen – nicht den ganzen Tag vollpacken. Aufgaben im Duo vergeben – die Zwei-Pferde-Methode. Und vor allem: Die Säge schärfen – regelmäßig hinterfragen, ob man noch effizient arbeitet oder nur noch beschäftigt ist. Denn beschäftigt sein ist nicht dasselbe wie produktiv sein.
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