Vom Papierchaos zur digitalen Ablage
Paul: Wir haben 16 Jahre auf dem Buckel und haben wie viele angefangen: mit Papier, Aktenordnern und vollen Schrankreihen im Keller. Frank, du hast den ganzen Digitalisierungsprozess von Anfang an begleitet. Erzähl mal.
Frank: Typisch für ein normales Büro: Überall Papier. Die Frage war: Wie werden wir das los? Wir haben uns einen Scanner besorgt, alles eingescannt – Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen. Heute haben wir kein Papier mehr bei uns. Alles was reinkommt, geht direkt in den Scanner und danach in den Schredder.
Paul: Das Timing war Gold wert. Wir haben das vor Corona gemacht. Als dann plötzlich Homeoffice Pflicht war, konnten wir sofort loslegen. Hätten wir noch physische Ordner gehabt, wären wir aufgeschmissen gewesen.
Tickets statt Zuruf: Jira und Confluence
Paul: Was haben wir noch digitalisiert?
Frank: Wir nutzen Jira und Confluence von Atlassian. Jira ersetzt Notizzettel, zugerufene Aufgaben und E-Mails. Der klassische Fall: Du rufst mir eine Aufgabe zu, ich gehe zum nächsten Büro, unterhalte mich kurz – und am Platz habe ich vergessen, was du gesagt hast.
Paul: Deswegen hört man bei uns ständig: „Mach mir ’ne Jira!“ Für die IT und Webentwicklung ist das auch super, weil die in Sprints arbeiten und die Zeiterfassung über Worklogs läuft.
Frank: Und Confluence ist unser internes Wiki – eine Wissensdatenbank mit allen Herstellerinformationen, Anleitungen, Meeting-Protokollen. Wenn jemand fragt, wie der Ablauf bei österreichischen Kunden funktioniert: Seite aufrufen, Text kopieren, fertig.
Zeiterfassung, Kalender und digitale Personalakte
Paul: Die Zeiterfassung haben wir schon 2013/2014 eingeführt – weit vor der gesetzlichen Pflicht. Einfach weil es bequem ist: Handy, Computer oder Tablet, alles digital.
Frank: Und die digitale Personalakte über DATEV war ein Gamechanger. Früher haben wir Lohnscheine per Post verschickt – die wurden verloren und wir mussten nachdrucken. Heute kriegt jeder Mitarbeiter eine E-Mail, kann seinen Lohnschein digital abrufen. Fertig.
Paul: Kalender und E-Mail über Microsoft 365 oder Google Workspace – klingt banal, aber Räume buchen, Online-Meetings planen, Einladungen verschicken. Das gab es vorher alles nicht.
KI im Arbeitsalltag: Produkttexte und Bildgenerierung
Paul: Und jetzt KI – was ändert sich gerade?
Frank: Ich nutze Google Gems und ChatGPT GPTs – das sind selbst erstellte KI-Module mit einem bestimmten Einsatzzweck. Für Produktbeschreibungen zum Beispiel: Ich werfe URLs, PDFs oder Texte rein, drücke Enter und habe in 10 Sekunden einen fertigen Text. Früher hat das 15 Minuten gedauert.
Frank: Für Bilder nutze ich unser 3D-Planungstool: Produkt als DWG-Datei laden, Screenshot machen, den in einen KI-Bildgenerator werfen – und bekomme 4 fotorealistische Milieu-Bilder zurück. Das war vorher schlicht unmöglich.
Paul: Und für die Provisionsabrechnung hat Frank sich einen Gem gebaut, der CSV-Dateien vom Zahlungsdienstleister einliest und die relevanten Daten aufbereitet. Statt manuell filtern: CSV rein, Enter, fertig.
Fazit: Einfach anfangen
Frank: Mein Tipp: Einfach anfangen. Schaut euch an, welche Aufgaben sich bei euch ständig wiederholen – die sind am einfachsten zu automatisieren.
Paul: Und ganz wichtig beim Thema KI: Datenschutz beachten! Nicht einfach Personaldaten in amerikanische Cloud-Dienste kippen. Es gibt mittlerweile genug Möglichkeiten, KI datenschutzkonform einzusetzen – selbst gehostet oder über Anbieter, die darauf achten.
Frank: Erkennt für euch selbst: Was wiederholt sich? Welches Tool kann das übernehmen? Und dann: Machen.
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