Was ist New Work eigentlich – und was nicht?
Paul: Jasmin, du bist Büroplanerin bei uns und berätst Unternehmen, wenn es um die Einrichtung ihrer Büros geht. New Work – das klingt erstmal nach Silicon Valley, Tischkicker und Hängeschaukel. Was steckt denn wirklich dahinter?
Jasmin: Eine offizielle Definition gibt es tatsächlich gar nicht. Der Begriff wurde schon in den 70er Jahren von einem Professor geprägt, weil damals schon klar war, dass sich die Arbeitswelt verändern wird. Durch die Digitalisierung ist das in den letzten Jahren dann auch richtig schnell passiert. Für mich basiert New Work auf vier Säulen: Wann arbeite ich, wo arbeite ich, wie arbeite ich – und warum.
Paul: Kannst du das ein bisschen aufdröseln?
Jasmin: Klar. „Wann“ bedeutet: Der Mitarbeiter kann sich selbst aussuchen, wann er arbeitet, wann er Pause macht, teilweise auch wie lange er an einem Tag arbeitet – also wirklich flexibles Arbeiten. „Wo“ heißt: Homeoffice, im Büro, vielleicht sogar von unterwegs – da findet eine große Selbstbestimmung statt. Beim „Wie“ geht es darum, weg von starren Hierarchien mit fünf Managementebenen, hin zu flachen Strukturen, wo Teams und Einzelpersonen schneller Entscheidungen treffen können. Und das „Warum“ – das ist die Sinnhaftigkeit. Gerade die jüngere Generation sucht einen Sinn in dem, was sie tut. Und Unternehmen sind angehalten, ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, diesen Sinn zu finden.
New Work in der Praxis: Shared Desks, Multi-Use-Räume und agile Meetings
Paul: Wie setzt du das bei unseren Kunden konkret um? Stehen da überall Rutschen und Bällebäder?
Jasmin: Nein, zum Glück nicht! Das muss es auch gar nicht sein. In der Praxis geht es vor allem um Shared Desks – also dass nicht jeder Mitarbeiter seinen eigenen festen Schreibtisch hat, sondern sich morgens einen freien Platz sucht. Das funktioniert besonders gut, wenn sowieso viele im Homeoffice arbeiten und nie alle gleichzeitig da sind. Dann plane ich oft Multi-Use-Bereiche, die sowohl für kurze Meetings als auch als Pausenraum oder kreative Ecke genutzt werden können. Konferenzräume werden agiler gestaltet, mit Stehmöglichkeiten für kurze Stand-ups. Und bei den Pausenräumen wird mittlerweile wirklich darauf geachtet, dass da eine angenehme Atmosphäre herrscht – nicht nur Kantinenflair.
Paul: Aber es gibt ja auch Mitarbeiter, die ihren festen Platz wollen, oder?
Jasmin: Absolut, und das ist auch völlig okay. Es muss für jeden passen. In der Buchhaltung zum Beispiel macht total agiles Arbeiten oft gar keinen Sinn. Da reichen flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mal von zu Hause zu arbeiten.
Drei Typen von Mitarbeitern – unsere Erfahrung
Paul: Wir haben bei uns vor zwei Jahren, als wir den Showroom neu gemacht haben, alle Mitarbeiter befragt, wie sie am liebsten arbeiten möchten. Und da kamen drei ziemlich klare Gruppen raus.
Das erste Drittel will einen festen Arbeitsplatz – mit Familienfoto auf dem Schreibtisch, jeden Tag der gleiche Stuhl. Die haben oft auch gar keine richtige Homeoffice-Möglichkeit zu Hause und fahren lieber ins Büro. Und das ist auch völlig in Ordnung so.
Das zweite Drittel – da zähle ich mich selbst dazu – braucht vor allem Flexibilität wegen der Familie. Morgens mal im Homeoffice, mittags die Kinder zum Sport bringen, nachmittags ins Büro. Denen ist eigentlich egal, wo sie sitzen – Hauptsache zwei Bildschirme, Tastatur, Laptop anschließen und los geht’s. Ein Clean Desk reicht völlig.
Und das dritte Drittel sind die Vertriebler und Außendienstler, die eh meistens beim Kunden sind. Die kommen vielleicht zum Quartalsmeeting oder setzen sich mal eine Stunde an den Stehtisch, um ein Projekt zu besprechen – und sind dann wieder weg.
Jasmin: Und allein so eine Umfrage zu machen, ist schon super wertvoll. Damit zeigt man den Leuten: Eure Meinung zählt. Man setzt einen klaren Rahmen, definiert die Erwartungshaltung und den Spielraum – und vermeidet, dass die Geschäftsführung ein Bällebad hinstellt, das am Ende keiner nutzt.
Der typische New-Work-Arbeitsplatz
Paul: Wenn man sich so einen modernen Arbeitsplatz vorstellt – wie sieht der typischerweise aus?
Jasmin: So richtig „typisch“ gibt es eigentlich nicht, aber der Klassiker wäre: Ein Schreibtisch, 160 mal 80 Zentimeter, elektrisch höhenverstellbar – das ist mittlerweile fast Standard. Dazu ein Orga-Tower oder Apothekerschrank, der beidseitig nutzbar ist, weil auf der anderen Seite meistens noch ein Schreibtisch steht. Da kommt dann die Handtasche rein, der Mittagssnack – viel mehr braucht man bei Shared Desks nicht. Und beim Bürostuhl am besten einer mit Automatik, der sich selbst anpasst. Denn seien wir ehrlich: Wenn jeden Morgen jemand anderes am Platz sitzt, macht sich niemand die Mühe, den Stuhl komplett neu einzustellen.
Erst die Prozesse, dann die Möbel
Paul: Angenommen, ich bin Geschäftsführer und möchte mein Unternehmen Richtung New Work entwickeln. Sollte ich direkt alles neu planen und neue Möbel kaufen?
Jasmin: Auf keinen Fall alles auf einmal. Mein Rat: Erst die Prozesse anpassen, dann die Möbel. Wenn man zum Beispiel tägliche Stand-ups einführen will, sollte man das erstmal zwei, drei Monate ausprobieren, schauen ob es funktioniert, ob alle damit klarkommen. Wenn die Prozesse stehen und jeder weiß, wie die neue Arbeitsweise läuft, kann man die Möbelplanung perfekt darauf abstimmen. Andersrum – erst Möbel kaufen und dann schauen, ob die Prozesse passen – das wird meistens schwierig.
Warum sich professionelle Büroplanung lohnt
Paul: Manche denken ja: Brauche ich wirklich eine professionelle Planung? Ich stelle einfach vier Tische und ein paar Stühle rein.
Jasmin: Das höre ich tatsächlich öfter. Und dann passiert meistens Folgendes: Die Teamassistentin bekommt die Aufgabe, sich um die neue Büroeinrichtung zu kümmern – und ist damit komplett überfordert, weil es eben nicht ihr Fachgebiet ist. Bei einer professionellen Planung wird alles aus einer Hand gedacht: Stauraum, Farbkonzept, Akustik, Laufwege, Arbeitsschutzrichtlinien. Man bekommt eine 3D-Visualisierung, kann sich genau vorstellen, wie alles am Ende aussieht, und kann vorher noch Anpassungen machen. Und wenn man alles auf einmal bestellt statt nach und nach, spart man am Ende auch noch Geld.
Paul: Da habe ich ein schönes Beispiel aus dem Privaten. Wir haben vor zehn Jahren ein Haus gebaut, und unser Architekt hat uns nur eine 2D-Zeichnung gezeigt. Wir konnten uns die Raumhöhe überhaupt nicht vorstellen. Erst als er ein Modell gebaut hat, haben wir gesehen: Da müssen noch drei Fenster rein, sonst wird es viel zu dunkel. Hätte er das nicht gemacht, hätten wir das nie erkannt. Und genau so ist es bei der Büroplanung auch – der Kunde ist ja nie vom Fach.
Die Schattenseite: Wenn Flexibilität zur Dauererreichbarkeit wird
Paul: Gibt es auch Nachteile von New Work?
Jasmin: Ja, die gibt es definitiv – und die hängen eng mit der Digitalisierung zusammen. Wenn man arbeiten kann, wann und wo man will, bedeutet das im Umkehrschluss auch: Man könnte eigentlich immer arbeiten. Gerade wenn man ein Firmenhandy hat oder sogar privat und beruflich dasselbe Handy nutzt, verschwimmen die Grenzen schnell. Für manche ist das in Ordnung, die sind damit glücklich. Aber für andere kann das richtig schädlich sein, weil eine echte Erholung einfach nicht mehr stattfindet.
Paul: Das kenne ich auch. Und dann gibt es dieses Paradox: Je mehr Eigenverantwortung man bekommt, desto mehr gibt man meistens auch rein. Es fällt schwerer aufzuhören. Es gab mal ein Unternehmen, das unbegrenzten Urlaub angeboten hat – und die Leute haben am Ende nicht mal die Mindestanzahl an Urlaubstagen genommen, weil sich keiner mehr getraut hat.
Jasmin: Genau, das sind so Paradoxien, die entstehen können. Wichtig ist, dass jeder auf sich hört, weiß, welcher Typ er ist, und das auch klar kommuniziert. Disziplin, Absprache im Team und auch mal Nein sagen – das sind die Schlüssel, damit New Work wirklich funktioniert und nicht zur Belastung wird.
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