Aktenschränke

Definition:
Aktenschränke sind speziell für die geordnete und sichere Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Unterlagen konzipierte Schränke. Sie sind ein unverzichtbares Möbelstück in Büros, Verwaltungen, Praxen und anderen Arbeitsumgebungen, in denen ein systematisches Dokumentenmanagement erforderlich ist.

Funktion und Bedeutung:
Die Hauptfunktion von Aktenschränken besteht darin, Akten und Schriftstücke übersichtlich, griffbereit und geschützt aufzubewahren. Sie helfen, Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz zu schaffen, erleichtern die Archivierung und den schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen und unterstützen die Einhaltung von Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften. Darüber hinaus schützen Aktenschränke die Inhalte vor Staub, Licht, unbefugtem Zugriff und – bei speziellen Modellen – sogar vor Feuer oder Wasser.

Gestaltung und Aufbau:
Aktenschränke sind in unterschiedlichen Größen, Designs und Ausführungen erhältlich, um verschiedenen Anforderungen und Raumkonzepten gerecht zu werden. Typische Merkmale sind:

  • Größen und Formate:
  • Höhen von ca. 70 cm (Lowboard) bis über 200 cm (Hochschrank)
  • Breiten und Tiefen angepasst an Standardformate wie DIN A4 oder DIN A3
  • Einzelschrank oder Schrankwand
  • Materialien:
  • Holz, Metall, Kunststoff oder Kombinationen
  • Oberflächen melaminbeschichtet, lackiert oder pulverbeschichtet für Langlebigkeit und Pflegeleichtigkeit
  • Innenausstattung:
  • Einlegeböden, meist höhenverstellbar
  • Hängeregistraturen für Mappen
  • Schubladenelemente oder Auszüge für Kleinteile
  • Trennwände und Organisationssysteme
  • Verschlusssysteme:
  • Flügeltüren, Schiebetüren, Rollläden (Jalousien)
  • Abschließbare Türen oder Schubladen für Datenschutz und Sicherheit
  • Design:
  • Anpassung an das Corporate Design und die Raumgestaltung
  • Farb- und Materialvielfalt für individuelle Abstimmung

Typen von Aktenschränken:

  • Flügeltürenschrank: Klassischer Aktenschrank mit zwei oder mehr Türen
  • Schiebetürenschrank: Platzsparende Lösung, ideal für enge Räume
  • Rollladenschrank: Mit vertikal laufenden Jalousien, besonders platzsparend
  • Hängeregistraturschrank: Speziell für die Ablage von Hängemappen
  • Feuerschutzschrank: Mit speziellen Sicherheitsmerkmalen zum Schutz vor Feuer und Wasser
  • Sideboard/Lowboard: Niedrige Aktenschränke für flexible Raumgestaltung

Ergonomische und organisatorische Aspekte:

  • Optimale Höhe und Anordnung für schnellen Zugriff
  • Übersichtliche Innenaufteilung zur Vermeidung von Suchzeiten
  • Möglichkeit der individuellen Anpassung durch verstellbare Böden und Module

Relevanz im Arbeitsalltag:
Aktenschränke sind ein zentraler Bestandteil der Büroorganisation und des Dokumentenmanagements. Sie unterstützen die effiziente Arbeitsweise, gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und zum Datenschutz und tragen zur professionellen und ordentlichen Gestaltung des Arbeitsumfelds bei.

Synonyme:

  • Büroschrank
  • Dokumentenschrank
  • Registraturschrank
  • Hängeregistraturschrank (bei speziellen Modellen)

Siehe auch:

Literaturhinweise:

  • „Aktenschränke im Büro – Organisation und Sicherheit“, Fachmagazin für Büroeinrichtung, Ausgabe 2023
  • „Effiziente Dokumentenverwaltung mit Aktenschränken“, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2022

Weblinks:

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