Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung (englisch Document Management) ist die deutsche Bezeichnung für die systematische Erfassung, Speicherung, Bearbeitung, Wiederauffindung und Aufbewahrung von Dokumenten im Unternehmen. Im modernen Sprachgebrauch ist der Begriff weitgehend gleichbedeutend mit digitales Dokumentenmanagement und meint heute fast immer ein softwaregestütztes System (DMS), das den klassischen Aktenordner ablöst.

Historisch beschrieb Dokumentenverwaltung lange Zeit die rein analoge Ablage in Aktenordnern, Karteikästen und Hängeregistern. Mit der Digitalisierung der Verwaltung ab den 1990er Jahren wandelte sich die Bedeutung. Heute meint der Begriff praktisch immer eine Mischung aus elektronischer Speicherung, Indexierung, Versionierung und revisionssicherer Archivierung.

Aufgaben der Dokumentenverwaltung:

  • Erfassen und Klassifizieren eingehender Dokumente (Post, E-Mail, Fax, Scan)
  • Strukturierte Ablage nach einem nachvollziehbaren System (Aktenplan, Metadaten)
  • Vergeben von Berechtigungen, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf
  • Verfolgen von Änderungen und Versionsständen
  • Verwalten von Aufbewahrungsfristen und Löschterminen nach gesetzlichen Vorgaben
  • Schnelles Wiederauffinden über Suchfunktionen oder Indexkarten
Vom Aktenordner zur digitalen Dokumentenverwaltung Drei Stufen: Papierordner, Mischsystem, vollständig digitales DMS. Wege der Dokumentenverwaltung Klassisch Aktenordner Übergang Papier & digital Modern DMS, GoBD-konform Zeitlicher Wandel: Papier ist heute meist die Ausnahme, nicht die Regel
In der Praxis nennt man die moderne Form heute meist DMS oder digitales Dokumentenmanagement.

Dokumentenverwaltung im Mittelstand:

Selbst kleine Unternehmen profitieren von einer geordneten Dokumentenverwaltung. Klassische Anlässe sind eine bevorstehende Steuerprüfung, ein Mitarbeiterwechsel, eine ISO-Zertifizierung oder schlicht das Bedürfnis, Verträge und Belege schneller zu finden. Ein durchdachtes System spart vor allem Zeit beim Tagesgeschäft, weil keine Suchaktionen mehr durch Aktenkeller oder geteilte Laufwerke nötig sind. Ausführliche Hinweise zu Funktionen, GoBD-Anforderungen und Auswahlkriterien stehen im Eintrag zu digitales Dokumentenmanagement.

Synonyme:

  • digitales Dokumentenmanagement
  • Document Management
  • DMS (Dokumentenmanagementsystem)
  • elektronische Aktenführung

Abgrenzung zu:

  • Datenmanagement: bezieht sich auf strukturierte Daten in Datenbanken, Dokumentenverwaltung auf Dateien und Schriftstücke.
  • Archivierung: nur die langfristige, unveränderliche Aufbewahrung, ein Teilbereich der Dokumentenverwaltung.
  • Wissensmanagement: umfasst zusätzlich nicht dokumentiertes Erfahrungswissen, Vernetzung und Lernkultur.

Siehe auch:

Literaturhinweise:

  • Bundesministerium der Finanzen: GoBD-Schreiben vom 28. November 2019.
  • Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 zu Aufbewahrungsfristen.
  • VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.: „Praxisleitfaden Enterprise Content Management“.
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