Archivierungssysteme
Definition:
Archivierungssysteme sind technische und organisatorische Lösungen zur geordneten, revisionssicheren und langfristigen Aufbewahrung von Unterlagen. Je nach Medium unterscheidet man physische Archive (Aktenschränke, Regale, Rollarchive) und digitale Systeme (DMS, ECM, revisionssichere Cloud-Archive). In deutschen Unternehmen ist meistens ein hybrider Ansatz üblich.
Rechtsrahmen sind vor allem das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB), die Abgabenordnung (§ 147 AO) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie verlangen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Daten.
Physische Archivierungssysteme:
- Aktenschrank: klassisches Regal mit Ordnern, ab etwa 1,5 m²/Meter Regalfläche
- Rollarchiv: verschiebbare Regale, verdoppelt die Lagerdichte
- Hängeregistratur: ausziehbare Mappen, schneller Zugriff ohne Ordner
- Brandschutzschrank: geprüfte Sicherheit nach DIN 4102 oder EN 1047
- Externes Archiv: Auslagerung zu Dienstleistern (z. B. Rhenus, Iron Mountain)
Digitale Archivierungssysteme:
- DMS (Dokumentenmanagement-System): Verwaltung, Versionierung, Suche (z. B. DocuWare, ELO, d.velop)
- ECM (Enterprise Content Management): umfassender, auch Prozessintegration
- Revisionssichere Cloud-Archive: spezialisierte Anbieter mit GoBD-Zertifizierung
- Integrierte Archivlösungen: als Modul in ERP- oder HR-Systemen
Anforderungen an Revisionssicherheit:
- Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
- Schutz vor Verlust durch redundante Speicherung
- Zugriffsschutz und Protokollierung
- Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist (10 Jahre und mehr)
Relevanz im Arbeitsalltag:
Wer Archivierung stiefmütterlich behandelt, bekommt spätestens bei einer Betriebsprüfung ein Problem. Gute Systeme sparen Raum, Suchzeit und Compliance-Risiken. In der Praxis empfiehlt sich der schrittweise Weg: Papier für laufende Akten, digitales DMS für alles Neue, externes Archiv für historische Bestände. Ein erfahrener IT-Dienstleister begleitet die Auswahl und Integration eines DMS.
Die physische Seite braucht weiterhin Raum: Wer Aktenbestände gut geplant unterbringt, spart Quadratmeter und erleichtert den Zugriff. Passende Aktenschränke und Regalsysteme bilden die Grundlage jeder funktionierenden Archivierung.
Synonyme:
- Archivlösungen
- Dokumentenarchiv
- Langzeitarchivierung
- Storage-System
Abgrenzung zu:
- Backup-System: schützt vor Datenverlust, ist aber keine Archivierung im Sinne der GoBD
- Dokumentenverwaltung (DMS): umfassend, Archivierung ist Teilfunktion
- Cold Storage: reine Langzeit-Speicherung, ohne Indexierung
Siehe auch:
- Aktenschränke
- Dokumentenmanagement
- GoBD
- Digitalisierung
- Datensicherheit
Literaturhinweise:
- § 257 HGB und § 147 AO
- GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019
- VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme: Leitfaden „Revisionssichere Archivierung“
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