Prozessanalyse

Prozessanalyse ist die strukturierte Untersuchung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, Schwachstellen zu erkennen, Ursachen zu verstehen und Verbesserungen abzuleiten. Sie ist die Grundlage jeder Geschäftsprozessoptimierung und Bestandteil moderner Qualitätsmanagementsysteme. Ohne saubere Analyse droht Aktionismus: Lösungen werden eingeführt, ohne dass das eigentliche Problem verstanden ist. Im Mittelstand entscheidet eine ehrliche Prozessanalyse darüber, ob Verbesserungsprojekte tatsächlich Wirkung entfalten oder nur Mehraufwand erzeugen.

Definition und Einordnung

Maßgebliche Standards sind die DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und DIN EN ISO 9004 (kontinuierliche Verbesserung), die ein systematisches Vorgehen verlangen. Die Notation BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) liefert eine grafische Sprache, mit der Prozesse einheitlich darstellbar werden. Maßgebliche Lehrbücher (Schmelzer/Sesselmann, Allweyer) ordnen Prozessanalyse zwischen Modellierung und Optimierung ein.

Prozessanalyse-Schritte 1. AuswählenProzess und ZielHäufigkeit,Wirkung 2. AufnehmenIst-ProzessBPMN,Wertstrom 3. DatenerhebenDurchlaufzeit,Fehler 4. BewertenanalysierenSchwachstellen,Ursachen 5. EmpfehlenSoll-ProzessMaßnahmen,Roadmap Fünf Schritte, die jede Prozessanalyse durchläuft.

Methoden und Werkzeuge

  • BPMN 2.0: grafische Notation für Prozessmodelle.
  • Wertstromanalyse: Material- und Informationsfluss mit Wartezeiten und Beständen.
  • Prozessmining: automatisierte Analyse aus Log-Daten von ERP, CRM, BPM.
  • Ishikawa-Diagramm: Ursachenanalyse für Schwachstellen.
  • 5-Why-Methode: tiefer gehende Ursachensuche.
  • Kennzahlenanalyse: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Cost per Transaction.

Typische Schwachstellen

  • Medienbrüche zwischen Papier, Mail und ERP.
  • Doppelte Datenerfassung in mehreren Systemen.
  • Unklare Schnittstellen zwischen Abteilungen.
  • Lange Wartezeiten zwischen Bearbeitungsschritten.
  • Genehmigungsschleifen mit niedriger Wirkung.
  • Fehlende Eskalationsregeln bei Abweichungen.

Prozessmining

Prozessmining nutzt Log-Daten aus IT-Systemen, um den tatsächlich gelebten Prozess zu rekonstruieren, statt sich auf Annahmen zu verlassen. Plattformen wie Celonis, UiPath oder Microsoft Power Automate liefern automatisierte Visualisierung, Variantenanalyse und Engpasserkennung. Im Mittelstand sind Lizenzkosten und Datenanbindung die Hürden, der Erkenntnisgewinn ist aber oft erheblich. IT-Dienstleistungen für den Mittelstand beraten zu Auswahl, Anbindung und Datenschutz.

Räume und Werkzeuge

Prozessanalyse-Workshops leben von visuellem Arbeiten am Whiteboard, mobilen Möbeln und ausreichend Stellfläche für Pinnwände. Eine durchdachte Büroplanung sieht solche Mehrzweckräume vor und schafft die räumliche Grundlage. Digitale BPMN-Tools wie Bizagi, Camunda oder Signavio ergänzen die Arbeit, vor allem bei verteilten Teams.

Synonyme

Process Analysis, Geschäftsprozessanalyse, Wertstromanalyse (im engeren Sinn). Im englischen Sprachraum hat sich der Begriff Process Analysis durchgesetzt, im Mittelstand auch häufig die Bezeichnung Schwachstellenanalyse.

Abgrenzung zu

  • Prozessmodellierung: grafische Beschreibung, ohne Bewertung.
  • Geschäftsprozessoptimierung: Folge der Analyse mit Maßnahmen.
  • Audit: formale Prüfung gegen Norm oder Standard.
  • Lean Six Sigma: umfassende Methodik mit Analyse als Werkzeug.

Siehe auch

Literaturhinweise

  • Schmelzer, H. / Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, Hanser.
  • Allweyer, T.: BPMN 2.0, Books on Demand.
  • OMG: Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0.
  • Womack, J. / Jones, D.: Lean Thinking, Free Press.
  • DIN EN ISO 9001 und 9004: Qualitätsmanagement.
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