Intranet
Ein Intranet ist ein internes, geschütztes Computernetzwerk, das nur für die Beschäftigten eines Unternehmens zugänglich ist. Es nutzt die gleichen Techniken wie das öffentliche Internet (HTTP, HTTPS, Browser, Web-Anwendungen), ist aber durch Firewalls, Authentifizierung und Berechtigungen abgegrenzt. Heute meint der Begriff vor allem die Mitarbeiter-Plattform mit Nachrichten, Dokumenten, Anwendungen und Dialogfunktionen, also den digitalen Arbeitsplatz, der Information und Zusammenarbeit zentral bündelt.
Geschichte und Einordnung
Erste Intranets entstanden Mitte der 1990er Jahre, parallel zum kommerziellen Aufkommen des Internets. Anfänglich waren sie statische Informationsseiten, oft mit Telefonbuch und Formularen. Mit Web 2.0 ab den 2000er Jahren kamen interaktive Funktionen hinzu, etwa Foren, Wikis und Blogs. Seit etwa 2015 entwickeln sich Intranets in Richtung Digital Workplace, in dem Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Anwendungen integriert sind. Häufige Plattformen sind Microsoft SharePoint und Microsoft Teams, IBM Connections, Confluence, Liferay oder spezialisierte Lösungen wie Staffbase und Coyo.
Funktionen und Nutzen
- Information: zentrale Anlaufstelle für News, Termine und Hinweise.
- Wissensspeicher: Wikis und Dokumentenarchive sichern Wissen und entlasten von Mehrfachfragen.
- Selbstbedienung: HR-Anträge, Reisekostenabrechnung, Bestellanträge laufen direkt im Intranet.
- Vernetzung: Profilseiten und Suche helfen, Expertise im Unternehmen zu finden.
- Dialog: Kommentare und Pulsumfragen geben Feedback zurück an die Geschäftsleitung.
Erfolgsfaktoren
Ein gutes Intranet ist nutzerorientiert, aktuell und zugänglich. Studien zeigen, dass die Akzeptanz vor allem von drei Faktoren abhängt: einer durchdachten Informationsarchitektur, leistungsfähiger Suche und sichtbar gepflegten Inhalten. Verwaiste Bereiche schrecken Nutzer ab und untergraben Vertrauen schneller, als neue Funktionen es aufbauen. Im Mittelstand bewährt sich ein klares Redaktionsteam mit verbindlichen Pflegestandards und ein einfacher Editor, mit dem Fachbereiche selbst aktualisieren können.
Datenschutz und Mitbestimmung
Intranet-Systeme verarbeiten personenbezogene Daten, etwa für Profilseiten, Aktivitätsstreams oder Reichweitenmessungen. Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage und transparente Information. Der Betriebsrat hat bei Einführung und wesentlichen Änderungen nach Paragraph 87 BetrVG mitzubestimmen. Eine Betriebsvereinbarung Intranet regelt typischerweise Inhalte, Tracking, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte.
Technische Architektur
- On-Premises: Server im eigenen Rechenzentrum, hohe Datenkontrolle, höherer Wartungsaufwand.
- Cloud: Microsoft 365, Google Workspace, spezialisierte SaaS-Anbieter, gut skalierbar.
- Hybrid: Kernsysteme inhouse, Office-Anwendungen in der Cloud, weit verbreitet im Mittelstand.
- Sicherheitsschicht: Single Sign-On, Multi-Faktor-Authentifizierung, Berechtigungskonzept.
- Schnittstellen: ERP, CRM, HR-System, Lernplattform, Telefonie.
Räume und Endgeräte
Ein Intranet ist nur so nützlich wie die Endgeräte und Arbeitsplätze, an denen es genutzt wird. Großbildschirme, gut platzierte Drucker, ergonomische Möbel und ruhige Bereiche für vertrauliche Inhalte gehören zur räumlichen Infrastruktur. Eine durchdachte Büroplanung berücksichtigt diese Aspekte gemeinsam mit der digitalen Architektur. Auf der technischen Seite kümmert sich IT-Dienstleistung für den Mittelstand um Auswahl, Betrieb, Sicherheit und kontinuierliche Pflege der Plattform.
Synonyme
Mitarbeiterportal, Digital Workplace (im weiteren Sinn), Employee Self Service Portal, internes Web. Im englischen Sprachraum hat sich neben Intranet zunehmend Digital Workplace als Begriff etabliert, der auch Kollaborations- und Anwendungsschicht umfasst.
Abgrenzung zu
- Internet: öffentliches Netzwerk, ohne Zugangsbeschränkung.
- Extranet: erweiterter Bereich, der ausgewählten Externen wie Lieferanten oder Partnern zugänglich ist.
- Mitarbeiter-App: mobile Variante, oft eng mit dem Intranet verbunden.
- Dokumentenmanagement-System: Schwerpunkt auf Aktenführung und Archivierung, häufig integriert.
Siehe auch
Literaturhinweise
- Mast, C.: Unternehmenskommunikation, UTB.
- Studie Digital Workplace im Mittelstand, Fraunhofer IAO.
- Datenschutzkonferenz: Hinweise zu Reichweitenmessung in der internen Kommunikation.
- BSI: IT-Grundschutz-Kompendium, Bausteine zu Webanwendungen und Cloud-Diensten.
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Paragraph 87.