Schreibtisch online bestellen, Stuhl dazu, fertig? Manchmal reicht genau das. Aber sobald ein Büro wachsen, funktionieren und auch in zwei Jahren noch zusammenpassen soll, wird es schnell komplexer. In Folge 25 sprechen Paul und Henry über ihre eigene Branche: den Büro-Fachhandel. Es geht um typische Fehlkäufe, ehrliche Planung, 3D-Visualisierung, hybride Arbeitswelten und die Frage, wo man beim Budget sparen kann – und wo lieber nicht.
Warum Büro-Fachhandel mehr ist als Möbel verkaufen
Paul: Henry, heute machen wir mal etwas Verrücktes: Wir reden über uns, über unsere Branche und darüber, warum man eigentlich einen Fachhandel braucht, wenn man ein Büro einrichten möchte. Es soll keine Werbesendung werden, aber wir merken ja immer wieder, dass Unternehmen online bestellen und dann plötzlich merken: Hm, so hatte ich mir das gar nicht vorgestellt.
Henry: Genau. Und man muss auch fair sagen: Für manche Situationen funktioniert der schnelle Online-Kauf. Wenn ein kleines Unternehmen sofort einen Tisch und einen Stuhl braucht, ist das nicht automatisch falsch. Aber sobald es professioneller wird, mehrere Räume dazukommen oder Teams sinnvoll angeordnet werden sollen, kommen Fragen auf, die man vorher oft gar nicht auf dem Schirm hat.
Paul: Also nicht nur: Welcher Tisch sieht hübsch aus? Sondern: Welche Größe passt überhaupt in den Raum, wie bewegen sich Menschen darin, wer arbeitet mit wem zusammen und wie sieht das Ganze später wirklich aus?
Henry: Ja. Viele Menschen können Größenverhältnisse in Räumen schwer einschätzen. Das ist völlig normal. Ein Kunde stellt sich vielleicht einen großen Tisch vor, und wenn man vor Ort misst, merkt man: Der passt zwar theoretisch hinein, aber praktisch blockiert er Wege oder wirkt im Raum viel zu wuchtig. Genau da hilft Fachhandel, weil wir ausmessen, beraten, visualisieren und dann passende Produkte auswählen können.
Paul: Und im besten Fall vermeidet man dadurch nicht nur Ärger, sondern auch Fehlkäufe. Denn Möbel sind ja nicht nach drei Wochen wieder egal. Die stehen da, werden genutzt und sollen mit dem Unternehmen mitwachsen.
Vom Startup bis zum Mittelstand: Was braucht ein Büro wirklich?
Paul: Nehmen wir mal ein Startup. Drei Leute, frisch gegründet, Budget ist begrenzt. Was muss ich mir wirklich kaufen?
Henry: Das hängt natürlich davon ab, wie das Unternehmen arbeitet. Aber die Basis ist meist ziemlich klar: Schreibtisch und ein vernünftiger Drehstuhl, damit man überhaupt sinnvoll arbeiten kann. Danach kommt die Frage: Wie viel Stauraum braucht ihr? Gibt es noch viele Ordner, Prospekte oder Materialmuster? Oder arbeitet ihr fast komplett digital?
Paul: Und dann taucht sofort Fachsprache auf. Zum Beispiel OH.
Henry: Genau, OH heißt Ordnerhöhe. In der Büromöbelwelt werden Schränke oft in Ordnerhöhen gedacht. Ein 3-OH-Schrank ist niedriger als ein 5-OH-Schrank und kann manchmal sinnvoller sein, weil man die Fläche oben noch nutzen kann – zum Ablegen, Vergleichen, Arbeiten. Solche Dinge sieht man nicht immer, wenn man nur ein Produktbild im Shop anschaut.
Paul: Was ich bei Startups auch wichtig finde: Man sollte am Anfang nicht nur auf den niedrigsten Preis schauen, sondern auch darauf, ob es den Hersteller später noch gibt. Wenn das Unternehmen wächst und in zwei Jahren der vierte, fünfte oder zehnte Arbeitsplatz dazukommt, ist es ärgerlich, wenn Farben und Serien nicht mehr nachkaufbar sind.
Henry: Das ist ein klassisches Fachhandelsthema. Viele Hersteller, mit denen der Fachhandel arbeitet, sind systemischer aufgestellt. Die achten darauf, dass Serien länger laufen, Farben nachkaufbar bleiben und Unternehmen ihre Einrichtung erweitern können, ohne dass nachher alles zusammengewürfelt aussieht.
Paul: Das spart im Zweifel sogar Geld. Denn wenn man nach zwei Jahren alles neu kaufen muss, weil nichts mehr passt, war der günstige Start am Ende vielleicht gar nicht so günstig.
Qualität erkennen: Tischplatten, Kanten, Garantie und Bürostühle
Paul: Woran erkennt man denn eigentlich Qualität, wenn man kein Möbelprofi ist?
Henry: Bei Tischen kann man zum Beispiel auf die Tischplattenstärke achten, auf die Kanten und auf die Oberfläche. Günstigere Möbel haben oft dünnere Platten oder einfache Papierkanten. Hochwertigere Produkte haben stabilere ABS-Kanten und Oberflächen, die mehr aushalten, wenn mal ein Ordner darübergeschoben wird oder etwas auf den Tisch fällt.
Paul: Also nicht unzerstörbar, aber deutlich alltagstauglicher.
Henry: Genau. Dann kommen Themen wie Garantie, Gewährleistung, Ersatzteile, TÜV- und GS-Zeichen dazu. Für ein ganz kleines Startup ist das vielleicht nicht immer der erste Gedanke. Aber bei größeren Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen kann so etwas wichtig oder sogar vorgeschrieben sein.
Paul: Bei höhenverstellbaren Tischen sieht man das auch. Wenn ein Tisch offiziell mit 100 oder 120 Kilogramm Belastung geprüft ist, heißt das nicht, dass er bei 121 Kilogramm zusammenbricht. Aber es sagt schon etwas darüber aus, wie solide das Produkt geprüft wurde.
Henry: Und bei Schränken merkt man Qualität oft an Beschlägen, Scharnieren und Schubkastenschienen. Läuft das weich? Hält das Gewicht aus? Gibt es Soft-Close? Das klingt klein, aber im Alltag spürt man solche Unterschiede jeden Tag.
Paul: Und dann der Klassiker: der Bürostuhl. Warum nicht einfach den 50-Euro-Stuhl nehmen?
Henry: Weil man bei sehr günstigen Stühlen oft keine vernünftige Synchronmechanik bekommt. Eine Synchronmechanik bedeutet, dass Sitz und Rücken sich sinnvoll miteinander bewegen. Bei einfachen Wippmechaniken kippt eher die ganze Sitzschale nach hinten. Ergonomisch ist die Synchronmechanik deutlich besser, besonders wenn jemand acht Stunden am Tag sitzt.
Paul: Dazu kommt: Ein Stuhl muss zum Menschen passen. Wir sind deutschlandweit unterwegs und bringen auch mal mehrere Stühle zum Probesitzen mit. Manchmal denkt jemand vorher: Der eine wird es. Und nach fünf Minuten Sitzen ist klar: Nein, der andere passt viel besser.
Henry: Absolut. Armlehnen, Sitztiefe, Rückenlehne, Gewichtseinstellung – das sind keine Spielereien. Wenn die Leute täglich darauf sitzen, danken sie es einem, wenn man da nicht an der falschen Stelle spart.
So läuft Büroplanung ab: Fragen, Aufmaß und 3D-Visualisierung
Paul: Typischer Fall: Geschäftsführung, Assistenz, Projektleitung oder Facility Management bekommt die Aufgabe: Wir ziehen um, wir richten neu ein, oder das alte Büro muss endlich modernisiert werden. Und dann?
Henry: Meistens beginnt es mit einer Anfrage: „Wir brauchen Möbel, kann sich jemand melden?“ Dann telefoniert man erst einmal, klärt grob, worum es geht, was gewünscht ist und ob jemand vor Ort kommen soll. Danach wird es kundenindividuell. Fachhandel heißt an der Stelle: Wir nehmen dem Kunden viel ab, weil wir Produkte auswählen, Zusammenhänge prüfen, Lieferungen koordinieren und erklären, was sinnvoll ist.
Paul: Ich finde, man muss noch früher anfangen: Welche Funktion haben die Räume? Braucht man heute wirklich für 20 Mitarbeitende 20 feste Arbeitsplätze? Durch Homeoffice und hybrides Arbeiten hat sich da viel verändert.
Henry: Ja, und genau deshalb fragt man: Wie arbeitet ihr? Wer ist wie oft vor Ort? Welche Teams brauchen Ruhe, welche telefonieren viel, wo entstehen Meetings? Vielleicht braucht ein Vertriebsteam eine andere Zone als ein Team, das konzentriert Denkaufgaben erledigt. Und manchmal geht es dann auch um Akustik, Trennung oder Raum-in-Raum-Lösungen.
Paul: Der wichtigste Punkt ist für mich Planung. Eine 2D-Zeichnung reicht vielen Menschen nicht, weil man Höhe, Volumen und Wirkung schwer greifen kann.
Henry: Deshalb arbeiten wir mit 3D-Planungssoftware. Entweder auf Basis vorhandener Grundrisse oder nach einem Aufmaß vor Ort. Dann werden Räume gebaut, Möbel platziert und Kunden können sehen, wie es später wirkt. Das ist für Entscheidungen oft viel greifbarer als eine Liste mit Artikelnummern.
Paul: Und kleiner Tipp: Mit neueren iPhones und LiDAR-Scanner kann man Räume inzwischen auch selbst scannen. Das ersetzt nicht jede Planung, aber es kann helfen, ein erstes 3D-Modell zu bekommen.
Hybride Arbeitswelten: Lockerschränke, Akustik und flexible Arbeitsplätze
Paul: Wenn wir auf hybride Arbeitswelten schauen: Welche Produkte sind heute wichtiger als vor Corona?
Henry: Ein großes Thema sind Lockerschränke oder Schließfachschränke. Wenn Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, brauchen sie trotzdem einen Ort für persönliche Dinge, Tastatur, Maus oder Unterlagen. Gerade bei Clean Desk ist das wichtig.
Paul: Und bei Wechselarbeitsplätzen muss auch der Stuhl einfacher funktionieren.
Henry: Genau. Da werden Automatikmechaniken interessanter, weil der Stuhl sich stärker selbst auf unterschiedliche Nutzer einstellt. Man stellt noch die Höhe ein und vielleicht die Rückenlehne, aber nicht jeder muss jedes Mal fünf Hebel verstehen.
Paul: Ich sehe außerdem viel offenere Räume. Früher: Zwei- oder Viererbüro, Wände voll mit Schrankreihen und Aktenordnern bis oben hin. Heute eher Großraum, Meetingzonen, offene Bereiche – aber damit kommt Akustik natürlich sofort auf den Tisch.
Henry: Ja, Akustik, Raumteiler, Regale, Telefonzellen, Bereiche für kurze Meetings oder konzentriertes Arbeiten. Das Büro ist heute oft weniger der Ort, an dem jeder nur still vor sich hinarbeitet, sondern stärker ein Ort für Austausch. Aber dieser Austausch muss geplant werden, sonst stören sich Teams gegenseitig.
Paul: Und manchmal sind es ganz praktische Dinge: Statt Rollcontainer für jeden Arbeitsplatz vielleicht ein Standcontainer oder ein offenes Raumteilerregal. Nicht jeder braucht einen eigenen Container, nur damit am Ende Teebeutel, Hausschuhe und ein paar Stifte drinliegen.
Wo man sparen kann – und worauf Paul nie verzichten würde
Paul: Was sind Dinge, die ihr draußen oft falsch eingestellt seht?
Henry: Ganz häufig: Tischhöhen. Manchmal wissen Leute nicht einmal, dass sie einen elektrisch höhenverstellbaren Tisch haben, weil das Bedienteil irgendwo untergeschoben ist. Dann werden Stühle nicht richtig eingestellt oder Funktionen gar nicht genutzt. Und drittens sieht man oft falsche Bildschirmabstände, schlechte Winkel oder ungünstigen Lichteinfall.
Paul: Beim Stuhl sieht man oft den festen Rücken. Also Rückenlehne arretiert, nie Bewegung, nie nach hinten lehnen. Ergonomisch ist das nicht ideal.
Henry: Genau. Deshalb erklären wir bei größeren Projekten nach der Lieferung auch noch einmal, wie Tische und Stühle funktionieren. Denn ein gutes Produkt bringt wenig, wenn niemand weiß, wie man es nutzt.
Paul: Kommen wir zum Budget: Was ist nice to have, aber nicht zwingend notwendig?
Henry: Kabelketten sind praktisch und sehen sauber aus, aber man kann Kabel auch günstiger organisieren. Bildschirmhalter sind schön, weil sie Fläche schaffen und flexibel sind, aber wenn der Monitor selbst gut höhenverstellbar ist, geht es am Anfang auch ohne. Beim E-Tisch kann man überlegen, ob man den Memory-Schalter wirklich braucht. Und Rollcontainer muss auch nicht jeder Arbeitsplatz automatisch bekommen.
Paul: Ich werfe noch einen Spartipp rein: Statt links und rechts Kabeldurchlässe in den Tisch zu setzen, reicht manchmal einer mittig. Das klingt nach Kleinkram, aber bei mehreren Arbeitsplätzen summiert sich auch Kleinkram.
Henry: Genau da kann Fachhandel helfen: Wo kann man sparen, ohne später Schmerzen zu haben? Und wo spart man am falschen Ende?
Paul: Worauf ich nach 17 Jahren nicht verzichten würde: die Höhenverstellung des Tisches. Ob elektrisch oder nicht – der Tisch muss zur Körpergröße passen. Nichts ist schlimmer, als dauerhaft an einem Tisch zu sitzen, der viel zu niedrig oder viel zu hoch ist. Da sollte man am Anfang lieber ein paar Euro mehr ausgeben.
Henry: Und bei der Montage ist es ähnlich: Natürlich kann ein Startup Möbel selbst aufbauen, wenn es passt. Aber bei größeren Projekten tauscht man oft Geld gegen Zeit und Sicherheit. Ein Montageteam macht nichts anderes, stellt alles so auf, wie es geplant wurde, und man spart sich Stress, Fehler und schwere Schlepperei.
Paul: Am Ende gibt Fachhandel Sicherheit – von der Planung über die Lieferung bis zur Reklamation, falls doch mal etwas kaputt ist. Wer Arbeitsplätze einrichtet, ist schnell bei ein paar Tausend Euro. Da kann man mit der falschen Entscheidung auch schnell Geld verbrennen.
Kurz mitgenommen
- Online-Kauf kann reichen, aber bei mehreren Arbeitsplätzen lohnt sich Planung fast immer.
- Gute Büroplanung beginnt mit der Frage, wie Menschen wirklich arbeiten – nicht mit einer Artikelliste.
- Qualität erkennt man unter anderem an Kanten, Beschlägen, Mechaniken, Garantie und Prüfsiegeln.
- Hybride Arbeit braucht andere Lösungen: Lockerschränke, Akustik, flexible Stühle und gute Zonenplanung.
- Sparen kann man bei manchen Extras – aber nicht bei ergonomischer Grundfunktion wie passender Tischhöhe und gutem Stuhl.
Folge uns bei:
Spotify: Der Büro Experte Podcast
YouTube: Der Büro Experte auf YouTube
Apple Podcast: Der Büro Experte bei Apple Podcasts
