Die Firma wächst, aber die vorhandene Möbelserie ist ausgelaufen. Oder der Hersteller ist plötzlich insolvent. Muss dann wirklich das ganze Büro neu eingerichtet werden? Paul und Henry sprechen darüber, wie sich alte und neue Büromöbel sinnvoll kombinieren lassen, was bei einer Erweiterung im laufenden Betrieb wichtig ist und wann eine Modernisierung mehr bringt als bloß neue Schreibtische. Das Gespräch wurde für diesen Beitrag gekürzt und redaktionell bearbeitet.
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Erst nach Restbeständen und ähnlichen Dekoren suchen
Paul: Was mache ich, wenn ich meine alten Büromöbel nicht mehr nachkaufen kann? Vielleicht gibt es das Furnier nicht mehr, die Möbelserie wurde eingestellt oder sogar der Hersteller ist verschwunden.
Henry: Das kommt häufiger vor, als man denkt. Gerade bei Behörden stehen Möbel manchmal 20 Jahre, und irgendwann soll erweitert werden. Bei Weiß, Grau, Schwarz oder Beige findet man meist noch etwas, das gut dazu passt. Bei Holzdekoren wie Eiche oder Nussbaum wird es schwieriger, weil Maserung und Farbton schnell sichtbar voneinander abweichen.
Paul: Also zuerst beim bisherigen Hersteller nachfragen?
Henry: Genau. Manchmal liegen noch Restbestände oder Material für Nachkäufe im Lager. Für große Mengen reicht das meistens nicht, aber ein einzelner Tisch oder Schrank ist vielleicht noch drin. Wenn dort nichts mehr verfügbar ist, kann der Fachhandel nach einem ähnlichen Dekor bei einem anderen Hersteller suchen.
Alte und neue Möbel bewusst voneinander trennen
Paul: Wie kombiniere ich alte und neue Möbel, ohne dass das Büro zusammengewürfelt aussieht?
Henry: Eine räumliche Trennung funktioniert oft am besten. Dann bekommt ein Raum die vorhandenen Möbel und ein anderer die neue Serie. Wir hatten kürzlich genau diesen Fall: Der Hersteller ging insolvent, obwohl der Nachkauf schon beauftragt war. Weil nur ein Schrank betroffen war, wurde der vorhandene Schrank in einen anderen Raum gestellt und der neue Bereich einheitlich eingerichtet.
Paul: Manche Kombinationen fallen weniger auf als andere. Eine Holzplatte mit weißen Schränken kann gut funktionieren.
Henry: Ja. Kritischer sind Möbel, die direkt nebeneinanderstehen. Wenn Tisch und Rollcontainer verschiedene Holzfarben haben, sieht man den Unterschied sofort. Mit etwas Abstand, unterschiedlichen Räumen oder bewusst neutralen Uni-Farben wirkt es ruhiger. Auch der Lichteinfall verändert Farben deutlich.
Paul: Und wenn schon absehbar ist, dass die alte Serie in ein oder zwei Jahren ausläuft?
Henry: Bei einer neuen Etage, einem weiteren Standort oder einem komplett neuen Büro würde ich direkt auf die neue Serie setzen. Dann baut man nicht noch mehr Bestand auf, den man kurz darauf wieder nicht ergänzen kann. Für einen einzelnen Nachkauf im bestehenden Raum kann es trotzdem sinnvoll sein, die alte Serie so lange wie möglich zu nutzen.
Neue Möbel im laufenden Betrieb gut vorbereiten
Paul: Was müssen Unternehmen beachten, wenn während des laufenden Betriebs neue Möbel kommen?
Henry: Die Mitarbeitenden sollten vorher wissen, wann geliefert und montiert wird. Aufgebaute Schränke und Tische brauchen Platz, und die Monteure müssen mit Rollwagen durch Flure, Türen, Treppenhäuser oder Aufzüge kommen. Diese Wege sollte man vorher prüfen.
Paul: Wenn ein Arbeitsplatz eins zu eins getauscht wird, reicht es also nicht, morgens nur den Laptop zur Seite zu stellen.
Henry: Genau. Technik, persönliche Sachen und Unterlagen müssen weg sein. Das Montageteam übernimmt Computer und Verkabelung normalerweise nicht. Wenn vereinbart ist, dass die alten Möbel mitgenommen werden, braucht das Team trotzdem einen komplett freien Arbeitsplatz. Für die betroffenen Mitarbeitenden ist Homeoffice an diesem Tag oft die einfachste Lösung.
Ergonomie, Akustik und Licht müssen kein Vermögen kosten
Paul: Woran merke ich, dass mein Büro nicht mehr zu unserer Arbeitsweise passt?
Henry: Ein Hinweis sind lange Laufwege zwischen Teams, die sich ständig abstimmen müssen. Auch Beschwerden über Lärm, Licht oder Rückenschmerzen sollte man ernst nehmen. Viele Büros arbeiten noch mit festen Tischen, obwohl höhenverstellbare Modelle gerade bei wechselnden Nutzern deutlich praktischer wären.
Paul: Bei vier Menschen an einem Tischblock sieht man das sofort. Alle Tische sind auf derselben Höhe, obwohl die Menschen unterschiedlich groß sind. Der eine sitzt viel zu tief, der andere viel zu hoch.
Henry: Ein elektrisch verstellbarer Tisch passt sich an die Person an und ermöglicht den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen. Das ist auch bei Desk Sharing sinnvoll. Wenn das Budget knapp ist, müssen nicht immer die ganzen Tische ersetzt werden. Manchmal lassen sich vorhandene Platten mit neuen höhenverstellbaren Gestellen weiterverwenden.
Paul: Was lässt sich sonst mit überschaubarem Budget verbessern?
Henry: Akustisch wirksame Tischtrennwände oder Wandelemente helfen oft schon spürbar. Dazu kommen Pflanzen und eine vernünftige Arbeitsplatzleuchte, besonders in der dunklen Jahreszeit. Entscheidend ist, vorher zu benennen, welches Problem gelöst werden soll. Sonst kauft man Dinge, die nett aussehen, aber den Arbeitsalltag nicht verbessern.
Vor dem Möbelkauf das Ziel der Modernisierung klären
Paul: Was bringt mehr: neue Möbel oder eine bessere Raumaufteilung?
Henry: Das hängt vom Ziel ab. Wenn Ergonomie und Gesundheit das Problem sind, helfen neue Tische, Stühle oder Gestelle. Wenn sich Abteilungen verändert haben, die Buchhaltung ausgelagert wurde oder ein größeres Marketingteam entstanden ist, sollte man eher die Räume neu aufteilen.
Paul: Und womit fange ich an, wenn ich mein Büro morgen verbessern möchte?
Henry: Mit einer ehrlichen Frage: Was wollen wir erreichen? Soll das Büro moderner wirken, weil Bewerber beim ersten Eindruck schon denken, sie seien in einer anderen Zeit gelandet? Brauchen wir mehr Räume für Meetings und Kunden? Oder passen die Arbeitsplätze ergonomisch nicht mehr? Erst wenn dieses Ziel klar ist, kann man entscheiden, ob Farbe, Akustik, Raumaufteilung oder neue Möbel der richtige erste Schritt sind.
Takeaway: Eine ausgelaufene Möbelserie bedeutet nicht automatisch, dass das ganze Büro neu eingerichtet werden muss. Erst Restbestände und ähnliche Dekore prüfen, Unterschiede räumlich trennen und bei neuen Bereichen bewusst auf eine aktuelle Serie wechseln. Wer modernisieren will, sollte zuerst das konkrete Problem klären. Dann fließt das Budget in Ergonomie, Akustik, Licht oder Raumaufteilung statt in einen unnötigen Komplettaustausch.
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