Wer darf im Unternehmen eigentlich die Post öffnen? Klingt erstmal nach einer kleinen Alltagsfrage. In der Praxis steckt aber mehr dahinter: Briefgeheimnis, vertrauliche Schreiben, Zuständigkeiten, Firmenkultur und am Ende sogar die Frage, wie man mit E-Mail-Postfächern und Logins sauber umgeht. In Folge 37 sprechen Paul und Henry in der Sommeredition darüber, wie sie das im eigenen Unternehmen erlebt und geregelt haben.
Paul: Willkommen beim Büroexperte Podcast. Heute wieder mit einer spannenden Kurzfolge mit Henry, Teil zwei unseres Sommerspecials. Thema ist: Wer darf eigentlich Post aufmachen? Also Businesspost, Unternehmenspost. Und das schauen wir uns heute mal aus der Praxis an.
Henry: Grüß dich, Paul.
Paul: Es ist immer noch warm.
Henry: Ich finde es angenehm.
Paul: Okay, Thema Post aufmachen. Das ist ja eigentlich ein Thema, das immer weniger wird. Als wir vor 17 Jahren angefangen haben, hat mein lieber Frank hier noch jeden Tag zwei Hände voll Post aus dem Briefkasten geholt. Mittlerweile sind das vielleicht noch zwei, drei Briefe in der Woche. Und meistens ist es Werbung.
Henry: Genau. Aber gerade das führt ja zu der spannenden Frage: Wer darf es überhaupt?
Paul: Wichtig vorweg: Wir sind keine Rechtsanwälte. Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern ein Erfahrungsbericht. Wir erzählen, wie wir es erlebt haben, wie wir es organisiert haben und was man aus unserer Sicht im Unternehmen sauber klären sollte.
Wie die Post früher im Büro gelandet ist
Henry: Bei dir ist es ja relativ entspannt. Wenn Post auf dich adressiert ist und in der Firma ankommt, sagst du: Macht einfach auf, guckt, was es ist. Wenn es wichtig ist, schmeißt es mir auf den Tisch, und wenn nicht, wird es entsorgt.
Paul: So läuft es bei uns zumindestens. Ganz am Anfang war das noch etwas strikter. Als Startup habe ich die Post selbst geholt, aufgemacht und mich gefreut, dass ich überhaupt Werbung bekommen habe. Später hatten wir Auszubildende im Büro, die hatten dann von mir die klare Ansage: Du bist für die Post verantwortlich, du darfst die öffnen. Wenn irgendetwas vertraulich ist, behandelst du es vertraulich und legst es mir in die Mappe.
Paul: Damals war es wirklich noch eine Mappe. Heute ist das alles viel weniger geworden. Irgendwann hat es dann mein Prokurist übernommen. Der mag das zwar nie, macht es aber trotzdem gut. Und inzwischen ist da einfach nicht mehr so viel zu tun.
Henry: Spannend wird es ja genau dann, wenn nicht einfach nur allgemeine Firmenpost kommt, sondern etwas auf eine bestimmte Person adressiert ist.
Vertraulich, zu Händen und das Briefgeheimnis
Paul: Genau. Ich habe mir das zur Vorbereitung noch einmal angeschaut. Grundsätzlich kann man als Unternehmer sagen: Diese Person darf die Firmenpost öffnen. Aber es gibt Grenzen. Wenn auf einem Brief zum Beispiel vertraulich steht oder zu Händen einer bestimmten Person, dann wird es heikel. Dann darf man das nicht einfach so öffnen, vor allem wenn es an Mitarbeitende adressiert ist.
Henry: Gleichzeitig ist dieses „zu Händen“ im Alltag manchmal schwierig. Lieferanten schreiben das zum Beispiel auf Unterlagen, Kataloge, Farbmuster oder Stoffmuster, damit es bei dem Ansprechpartner landet, der es angefordert hat. Das ist dann nichts Geheimes, sondern soll einfach intern richtig sortiert werden.
Paul: Ja, und genau da steckt die Praxisfrage. Von außen siehst du dem Umschlag ja nicht an, was drin ist. Manche Werbefirmen schreiben auch „vertraulich“ drauf, damit der Brief nicht in der normalen Poststelle hängen bleibt, sondern direkt beim Chef landet. Dann bekommst du diesen Mist auf den Tisch, obwohl es eigentlich nur Werbung ist.
Henry: Aber nur weil manche das ausnutzen, heißt es eben nicht, dass man vertrauliche Post ignorieren kann.
Paul: Genau. Es muss klar geregelt sein. Nicht jeder macht einfach jede Post auf. Wenn da wirklich etwas Persönliches drin ist, eine Abmahnung, eine Klage, eine Kündigung oder was auch immer, dann ist das nichts, was zufällig im Team die Runde machen sollte. Und beim Briefgeheimnis ist das nicht nur eine nette Umgangsform, sondern ein ernstes Thema.
Warum ein klarer Verantwortlicher hilft
Henry: In größeren Firmen gibt es dafür oft eine Posteingangsabteilung. Die hat dann klare Berechtigungen und Prozesse. In kleineren Firmen läuft es oft informeller.
Paul: Genau. Bei kleinen Firmen wie bei uns wird das kommuniziert: Du bist verantwortlich, du darfst die Post öffnen, du hast ein Auge darauf, was wichtig ist und was direkt weiter muss. Bei uns macht das zum Glück jemand, der ein gutes Augenmaß hat. Trotzdem ist aus meiner Sicht die wichtigste Regel: Es muss einen Verantwortlichen geben.
Henry: Und der sollte wissen, was er öffnen darf und wo er lieber die Finger weglässt.
Paul: Genau. Mündlich oder schriftlich, besser wahrscheinlich schriftlich, aber mindestens klar ausgesprochen. Als Chef oder Chefin sollte man sagen: Du bist verantwortlich, du darfst diese Post öffnen. Alles, was vertraulich ist, geht zu mir. Und wenn etwas vertraulich an Mitarbeitende adressiert ist, dann öffnen wir das nicht. Punkt.
Henry: Das klingt erstmal trocken, aber es verhindert Ärger.
Paul: Ja. Solange keiner klagt, ist vieles theoretisch egal. Aber genau so sollte man ein Unternehmen nicht organisieren. Man braucht klare Ansagen, damit nicht jeder aus Gewohnheit irgendetwas macht, was später zum Problem werden kann.
E-Mail ist nicht automatisch einfacher
Paul: Interessant ist auch das Thema E-Mail. Dazu habe ich jetzt nicht groß recherchiert, aber auch da gibt es ähnliche Fragen. Bei einer info@-Adresse oder einem zentralen Postfach ist es klarer, weil da mehrere Leute bewusst Zugriff haben.
Henry: Genau. Viele Firmen haben zentrale Postfächer wie info@, service@ oder vertrieb@. Da schaut im Zweifel eine ganze Abteilung rein. Das ist dann meines Wissens nicht dasselbe wie eine private oder personalisierte E-Mail-Adresse.
Paul: Aber wenn jemand eine personalisierte Adresse hat, also [email protected], dann darf der Arbeitgeber da nicht einfach so reingehen und das Postfach durchsuchen. Gerade bei Urlaub, Krankheit oder Vertretung muss man das sauber lösen.
Henry: Im besten Fall macht man eine Weiterleitung oder eine Abwesenheitsnotiz. Dann bekommen die Menschen, die schreiben, direkt die Info: Die Person ist gerade nicht da, wende dich bitte an diese andere Adresse. Aber einfach sagen, der Kollege guckt jetzt in dein Postfach, ist heikel.
Paul: Und da merkt man wieder: Firmenkultur und Prozesse gehören zusammen. Wenn alle wissen, wie Vertretung funktioniert, wird es nicht erst im Notfall komisch. Wenn aber alles an einer einzigen Person hängt und keiner weiß, wo welche Information liegt, dann wird es gefährlich.
Logins gehören nicht an einzelne Personen
Henry: Das führt auch direkt zum Thema Logins. Viele Unternehmen haben für Tools, Portale oder Lieferantenzugänge irgendwelche persönlichen Accounts. Und wenn die Person weg ist, krank ist oder das Unternehmen verlässt, steht plötzlich keiner mehr sauber drin.
Paul: Genau. Das ist ein echter Klassiker. Irgendein Zugang läuft auf eine Person, alle nutzen ihn irgendwie mit, und irgendwann ist die Person nicht mehr da. Dann fehlen Passwörter, Bestätigungsmails gehen an ein altes Postfach oder keiner weiß, wer eigentlich Admin ist.
Henry: Besser ist, solche Zugänge zentral zu organisieren. Also nicht alles an eine persönliche Mail hängen, sondern mit Rollen, Admin-Accounts oder gemeinsamen Funktionsadressen arbeiten, soweit das vom Tool her sinnvoll und erlaubt ist.
Paul: Genau. Gerade bei Schlüsselstellen sollte man nicht erst nachdenken, wenn jemand ausfällt. Wer darf Post öffnen? Wer darf auf welches Postfach zugreifen? Wer hat Admin-Rechte? Wer bekommt wichtige Benachrichtigungen? Das sind kleine Organisationsfragen, aber wenn sie nicht geklärt sind, kosten sie richtig Nerven.
Das bleibt aus Folge 37 hängen
Post im Unternehmen ist weniger geworden, aber die Regeln dahinter bleiben wichtig. Firmenpost darf nicht einfach völlig beliebig geöffnet werden, vor allem wenn Briefe als vertraulich gekennzeichnet oder persönlich an Mitarbeitende adressiert sind. Sinnvoll ist ein klar benannter Verantwortlicher, der weiß, was er öffnen darf und was direkt weitergegeben werden muss. Bei E-Mail gilt dasselbe Grundprinzip: zentrale Postfächer, Vertretungen und Logins sollten sauber geregelt sein, bevor Urlaub, Krankheit oder ein Personalwechsel daraus ein Problem machen.
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