Empfangsbereich

Der Empfangsbereich ist die Eingangs- und Ankunftszone eines Unternehmens und damit der erste physische Eindruck, den Besucher, Bewerber und Lieferanten von der Firma bekommen. Er kombiniert Funktion und Atmosphäre: Hier werden Gäste begrüßt, Wartezeiten überbrückt, Pakete übergeben und Termine dokumentiert. Gleichzeitig ist der Empfang ein zentrales Markenelement, das in wenigen Sekunden vermittelt, wie das Unternehmen tickt.

Studien aus der Umweltpsychologie zeigen, dass der erste Eindruck eines Raums in den ersten sieben bis zehn Sekunden entsteht und sich danach kaum noch korrigieren lässt. Wer in den Empfangsbereich investiert, investiert deshalb direkt in das Image und die Wirkung beim Kunden, beim Bewerber und beim eigenen Personal, das jeden Tag durch diesen Raum läuft.

Bestandteile eines guten Empfangsbereichs Sechs Funktionen: Theke, Wartezone, Beleuchtung, Marke, Akustik, Orientierung. Sechs Bausteine eines Empfangsbereichs EMPFANGSTHEKE Anlaufpunkt Höhe 110 cm, barrierefreie Sitzhöhe, Markenfarbe sichtbar WARTEZONE Komfort Sessel oder Lounge, kleiner Tisch, Wasser, aktuelle Lektüre BELEUCHTUNG Stimmung Tageslichtnah, indirekte Akzente, keine Blendung MARKE Identität Logo gut sichtbar, Hausfarben, Bilder, Referenzen, Zertifikate AKUSTIK Ruhig sprechen Teppich, Vorhänge, Akustikpaneele, vertrauliche Gespräche ORIENTIERUNG Wegweiser Beschilderung, Besucher-WLAN, Toilette, Garderobe Klassifikation in Anlehnung an DIN EN 16763 Empfangs- und Service-Räume
Wer einen davon vergisst, sendet schon im Eingang das falsche Signal an seine Gäste.

Funktionen im Überblick:

  • Begrüßung und Anmeldung der Besucher, Eintragung ins Besucherbuch oder digitale Erfassung
  • Information und Wegweisung zu Konferenzräumen, Toiletten oder Aufzügen
  • Wartebereich für Termine, Lieferanten oder spontane Besucher
  • Annahme von Paketen, Briefen und Boten-Sendungen
  • Zentrale Telefonzentrale, vor allem in mittelständischen Häusern
  • Sicherheits- und Zugangskontrolle, in größeren Häusern mit Schranke und Ausweis
  • Garderobe und Schließfach für Mäntel, Schirme, Helme

Gestalterische Grundregeln:

Der Empfangsbereich sollte mit einem Blick verständlich sein. Wer durch die Tür kommt, muss sofort sehen, wo der Tresen steht, wo gewartet wird und wo es weitergeht. Helles Licht im Eintrittsbereich, ruhigere Beleuchtung in der Wartezone, eine klare Sichtachse zum Empfangstresen. Die Hausfarben sollten zurückhaltend eingesetzt werden, das Logo gut sichtbar an einer Wand hinter der Theke, nicht zwingend gigantisch. Pflanzen, Materialwechsel zwischen Boden, Wand und Möbel, ein bis zwei großformatige Bilder reichen meist aus, um den Raum lebendig zu machen.

Technische Ausstattung:

  • Empfangs- oder Visitor-Management-Software (etwa Proxyclick, Envoy, Eptura), die Anmeldung, Datenschutz und Benachrichtigung bündelt
  • Display oder Monitor mit Begrüßung, Tagesterminen, Wegweiser oder Bildschirmschoner mit Markenmotiven
  • Telefonanlage mit Headset für die Mitarbeiter am Empfang
  • Drucker, Scanner und ein abschließbarer Stauraum für Pakete und Material
  • Klingel oder Buzzer, falls der Empfang nicht durchgängig besetzt ist
  • Notrufsystem und Erste-Hilfe-Material griffbereit

Empfangsbereich im Mittelstand:

Im Mittelstand ist der Empfangsbereich oft nicht ständig besetzt. Lösungen reichen von einer Klingel mit Tablet, über die der Besucher sich selbst anmelden kann, bis zu einer Mehrfachnutzung des Empfangs durch eine Assistenz, die parallel andere Aufgaben erledigt. Wichtig ist, dass der Bereich auch ohne Personal aufgeräumt und einladend wirkt. Eine sichtbare Visitenkartensammlung, eine kleine Auswahl an Werbeartikeln und ein klares Schild mit Kontaktnummer für den Notfall genügen oft, damit sich Gäste wohl und gut betreut fühlen.

Häufige Fehler:

  • Zu kleine oder unbeleuchtete Empfangstheke, Besucher übersehen den Anlaufpunkt
  • Ungemütliche Wartezone mit harten Stühlen, kein Wasser, keine Lektüre
  • Veraltete Werbung an den Wänden, Auszeichnungen von vor zehn Jahren
  • Empfangsmitarbeiter parallel mit Telefonzentrale und Buchhaltung überlastet
  • Garderobenständer mitten im Weg, Pakete kreuz und quer im Eingangsbereich
  • Geräusche aus angrenzenden Büros oder Küche dringen ungefiltert in den Empfang

Synonyme:

  • Empfang
  • Rezeption
  • Foyer
  • Eingangsbereich
  • Lobby (englisch)

Abgrenzung zu:

  • Empfangstheke: einzelnes Möbelstück innerhalb des Empfangsbereichs.
  • Wartezimmer: in Arzt- und Anwaltspraxen üblicher Begriff, fokussiert auf das Warten ohne Empfangsfunktion.
  • Lobby: in Hotels und großen Gebäuden, deutlich größer und mit eigener Aufenthaltsqualität.
  • Showroom: Präsentation eigener Produkte, oft im Anschluss an den Empfangsbereich.

Siehe auch:

Literaturhinweise:

  • DIN EN 16763 und DIN 18040-1 zu barrierefreien Eingangs- und Empfangsbereichen.
  • Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und Arbeitsstättenrichtlinie ASR A1.2 zu Raumabmessungen und Bewegungsflächen.
  • Bauer, Wilhelm; Rief, Stefan: „OFFICE ANALYTICS – Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer typgerechten Arbeitsumgebung“. Fraunhofer IAO, aktuelle Auflage.
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