Kollaborationstools
Kollaborationstools sind digitale Werkzeuge, die Beschäftigte beim gemeinsamen Arbeiten unterstützen, unabhängig davon, ob sie im selben Raum sitzen, an verschiedenen Standorten oder im Home Office. Sie umfassen Chat-Funktionen, Videokonferenzen, gemeinsame Dokumente, Aufgabenverwaltung, virtuelle Whiteboards und Projekträume. Im modernen Büro sind sie nicht mehr nur Hilfsmittel, sondern Teil der Arbeitsinfrastruktur, vergleichbar mit Telefon und E-Mail. Gut ausgewählte Tools verbinden Teams, schlechte Auswahl produziert Tool-Friedhöfe und ständigen Kontextwechsel.
Definition und Abgrenzung
Kollaborationstools werden in der Fachliteratur (Computer Supported Cooperative Work, CSCW) klassisch nach zwei Dimensionen sortiert: Zeit (synchron oder asynchron) und Ort (gleicher Raum oder verteilt). Aus dieser Time-Space-Matrix ergeben sich vier Felder, die unterschiedliche Werkzeuge bedienen. Synchrone Tools sind Chats und Videokonferenzen, asynchrone Tools sind Wikis, Aufgabenverwaltungen und gemeinsam bearbeitete Dokumente.
Auswahlkriterien
- Integration: nahtlose Verbindung zu Mail, Kalender und vorhandenen Fachsystemen.
- Sicherheit: Verschlüsselung, Single Sign-On, Multi-Faktor-Authentifizierung, Berechtigungskonzept.
- Datenschutz: klare Aussage über Standort der Daten (EU, USA), Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Bedienbarkeit: kurze Lernkurve, gute Suche, mobile Verfügbarkeit.
- Skalierbarkeit: wächst das Tool mit der Organisation, oder zwingt es zu Ad-hoc-Migrationen?
- Lizenzmodell: Preis pro Nutzer, Mindestlaufzeit, kostenlose Tier für Test.
Tool-Friedhof vermeiden
Eine häufige Falle ist die unkontrollierte Vermehrung von Tools, oft als Ergebnis einzelner Fachbereichskäufe ohne IT-Abstimmung. Das führt zu doppelten Datenbeständen, unsicheren Cloudverknüpfungen und Verwirrung bei den Beschäftigten. Empfehlenswert ist ein Steuerungsteam aus IT, HR und Fachbereich, das eine Tool-Liste pflegt, neue Anforderungen prüft und alte Werkzeuge konsequent ablöst, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
Datenschutz und Mitbestimmung
Kollaborationstools verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten und ermöglichen oft Auswertungen über Aktivitäten. Das macht sie betriebsverfassungs- und datenschutzrechtlich sensibel. Eine Betriebsvereinbarung regelt typischerweise zulässige Funktionen, Auswertungen mit und ohne Personenbezug, Aufbewahrungsfristen und Vertraulichkeit. Bei Cloud-Diensten ist auf einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag und nach Möglichkeit europäische Datenstandorte zu achten.
Räume und Technik
Hybride Zusammenarbeit funktioniert nur dann gut, wenn Räume mitspielen. Konferenzräume brauchen Kameras mit Weitwinkel, Beamforming-Mikrofone, gute Beleuchtung und akustisch behandelte Wände. Auch eine offene Bürofläche braucht Rückzugsorte für Videokonferenzen, sonst stören sich Beschäftigte gegenseitig. Eine durchdachte Büroplanung bezieht solche Anforderungen früh ein. Auf der IT-Seite kümmern sich IT-Dienstleistungen für den Mittelstand um Auswahl, Migration und sicheren Betrieb der Plattformen.
Synonyme
Collaboration Tools, Zusammenarbeitstools, Teamwork-Software, Groupware. Der Begriff Groupware aus den 1990er Jahren wird heute seltener verwendet, ist aber inhaltlich verwandt.
Abgrenzung zu
- Kommunikationstools: Teilmenge mit Schwerpunkt Chat und Telefonie.
- Projektmanagement-Software: Aufgaben, Pläne und Ressourcen, oft enger gefasst.
- ERP/CRM: betriebliche Kernsysteme mit eigenen Datenmodellen.
- Intranet: bündelt Informationen und Anwendungen, häufig integriert mit Kollaborationstools.
Siehe auch
- Kommunikationstools
- Kommunikation und Zusammenarbeit
- Cloud-Services
- digitales Dokumentenmanagement
- Cybersicherheit
Literaturhinweise
- Johansen, R.: Groupware, Computer Support for Business Teams, Free Press.
- Bitkom: Leitfaden Kollaborationssoftware im Mittelstand.
- BSI: Anforderungen an Cloud-Dienste, IT-Grundschutz-Kompendium.
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe zu Cloud-Diensten.